Co się dzieje z naszymi danymi, gdy zamykana jest spółka?

Co się dzieje z naszymi danymi, gdy zamykana jest spółka?

spółka

Wiele firm przetwarza miliony danych osobowych – jak wiemy dane osobowe są cennym atutem każdej firmy. Dane są nie tylko podstawowym elementem podejmowania decyzji, ale także stanowią fundament dla innowacji i rozwoju. Organizacje wykorzystują dane do analizy trendów rynkowych, doskonalenia produktów i usług, a także do tworzenia personalizowanych doświadczeń dla klientów. Zastanawialiście się kiedyś co staje się z przetwarzanymi danymi, gdy firma/przedsiębiorstwo lub spółka zamyka się?

Zamknięcie spółki z o.o.

Decyzja o zakończeniu funkcjonowania firmy nigdy nie jest łatwa. Przyczyn może być wiele. Szczególnie gdy mowa o spółce z o.o, której zamknięcie wymaga wielu czynności i formalności. Spółkę z o.o. tworzą wspólnicy i to oni podejmują uchwałę o zamknięciu. Uchwała ta powinna być zachowana w formie akty notarialnego. Następnie powoływany jest likwidator spółki z o.o., może być nim dotychczasowy członek zarządu lub trzecia osoba niezwiązana ze spółką. Wspólnicy w uchwale o zamknięciu spółki wyznaczają także pechowawcę dokumentacji. Kolejnymi krokami zamknięcia spółki jest zgłoszenie likwidacji do sądu, obowiązek informacyjny, czynności likwidacyjne a następnie wykreślenie spółki z rejestru.

Co się dzieje z danymi, gdy spółka jest po likwidacji?

Dokumenty trafiają do przechowawcy, który ma obowiązek przechowywać dokumenty w bezpiecznym miejscu – co do zasady nie muszą być spełnione szczególne warunki. Warto jednak zadbać, aby dokumentacja była przechowywana zgodnie z RODO i z odstępem dla kontroli przez organy podatkowe. Archiwizacja dokumentów jest opisana w uchwałach o rachunkowości i ordynacji podatkowej. Dokumentacja księgowa czy podatkowa powinna być przechowywana minimum 5 lat od końca roku terminu płatności dokumentu.

Co się dzieje z dokumentacją pracowniczą po likwidacji spółki?

Zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej określa ustawa z dnia 14.07.1983 roku o narodowych zasobie archiwalnym i archiwach, Zgodnie z ta ustawą dokumentacja taka jak akta osobowe, czy dokumenty płacowe powinny być przechowywane przez okres 50 lat w odpowiedniej instytucji. Może być to archiwum państwowe, Stowarzyszenie Archiwistów Polskich lub inna jednostka wpisana do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych.

Podsumowanie

W związku z likwidacją spółki cel przetwarzania danych przestaje być aktualny. Administrator ochrony danych osobowych traci swoją posadę, a także potrzebę bycia. Dane osobowe trafiają w bezpieczne ręce – dlatego każdy z nas może czuć się bezpieczny o swoje dane, bowiem szereg ustaw i przepisów definiuje ich przechowywanie po likwidacji spółki.

 

Źródło: Jak zarchiwizować dokumenty spółki?

 

Po więcej najświeższych informacji z zakresu ochrony danych osobowych  zapraszamy do zakładki aktualności

~Karolina Nowakowska

Centrum Audytu Bezpieczeństwa Sp. z o.o. to firma doradczo-szkoleniowa zajmująca się szeroko rozumianym wsparciem sektora publicznego i prywatnego w zakresie bezpieczeństwa. Działamy na terenie całej Polski od 2019 roku świadcząc usługi związane z ochroną sygnalistów (whistleblowing), bezpieczeństwem i higieną pracy, ochroną danych osobowych (RODO) oraz kompleksowymi audytami, obejmującymi obszary bezpieczeństwa oraz normy ISO.

Dane kontaktowe

Obserwuj nas